Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavaca, NN 55/2024 (10. 5. 2024.) stupa na snagu i ima punu primjenu od 1. listopada 2024. godine. Propisano je točno koliko se treba čuvati određena dokumentacija o radnicima (sporazum o radu, kolektivni ugovori...) i svaki rok vezan je za određeni broj godina nakon odlaska radnika - više nema "trajnog čuvanja".
Upravo trajno čuvanje bio je razlog donošenja novog Pravilnika - naše nadzorno tijelo smatra da je trajno vođenje evidencije o radnicima prekomjerna obrada podataka. Stoga su svi od 1. listopada dužni voditi evidencije i uskladiti sve rokove čuvanja kako je Pravilnikom propisano. Tu će službenici za zaštitu osobnih podataka imati dosta posla jer će morati revidirati dokumentaciju (plus evidencije aktivnosti obrade) i dati uputu koliko će se koji dokumenti čuvati te što napraviti sa starom dokumentacijom. Važno je reći da u novom Pravilniku nigdje nije izravno i jasno propisano što će se trebati učiniti sa starom dokumentacijom od prije 1. listopada pa tu na scenu nastupaju pravnici sa svojim tumačenjima.
Što propisuje Pravilnik?
Pravilnik propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, osim ako drugim propisom nije drukčije uređeno.
Poslodavac je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka zaštititi, pohraniti i čuvati, u izvorniku ili u preslici, isprave, dokumente te sve ugovore o radu u pisanom obliku ili potvrde o sklopljenom ugovoru o radu s radnikom; sve izmjene i dopune ugovora o radu, na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima. Preporučljivo je, a i obvezno minimalno jednom godišnje provjeravati točnost podataka, a ne se oslanjati na ažurnost zaposlenika.
Koje su to evidencije koje mora imati poslodavac i što im je sadržaj?
- Evidencija o radnicima zaposlenim kod poslodavaca:
- evidencije o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu (poslodavac je dužan voditi i evidenciju o radnicima koje mu je, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo te o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje)
- evidencije o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa
- evidencije o radnom vremenu radnika (poslodavac je dužan voditi evidencije i o radnicima koje mu je, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo te o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, ako je tako dogovoreno između agencije i korisnika.
Vode se pisano, u papirnatom ili u elektroničkom obliku.
U evidenciji o radnicima za svakog radnika obvezno je voditi sljedeće podatke:
1. ime i prezime
2. osobni identifikacijski broj
3. spol
4. dan, mjesec i godina rođenja
5. državljanstvo
6. prebivalište, odnosno boravište
7. dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati
8. stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl.
9. datum početka rada
10. naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava
11. vrsta sklopljenog ugovora o radu
12. datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike
13. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Poslodavac je dužan za svakog radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom propisanih Zakonom o radu te drugim posebnim propisima, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi.
Sve što izvan gore navedenog scopea podataka ne možete podvesti pod ovaj pravni osnov obrade podataka - morate naći drugi pravni osnov i savjetovati se sa službenikom za zaštitu osobnih podataka.
Pristup podacima iz evidencije o radnicima
Radnik ima pravo uvida u svoje podatke iz evidencije o radnicima, ali i kopije svojih podataka. Ne smijete zaboraviti na prava ispitanika te se uvijek pridržavajte internih akata vezanih uz njihova ostvarenja i postupak koji tome prethodi.
Poslodavac je dužan evidentirati podatke o datumu i svrsi preuzimanja pisanog dokumenta u papirnatom ili elektroničkom obliku te ovlaštenoj osobi odnosno tijelu dati navedeno kad isti dokument preuzimaju/ traže za preuzimanje.
Kada radnik zatraži pravo na pristup, dužnost je poslodavca da mu ustupi svu kopiju dokumentacije uključivo da mu kaže u kojim sustavima se nalaze njegovi podaci.
Pravo na pristup je jako široko i opsežno te bi se trebao iskopirati cijeli dosje zaposlenika i dati npr. screenshot gdje u sustavu (intranet, imenik..) se nalaze njegovi osobni podaci. Također, ako se radnik snima, moraju mu dati snimke razgovora.
Svaku promjenu podataka radnik je dužan prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene. Međutim, nemojte se uzdati u ažurnost radnika jer je i obveza poslodavca da brine o točnosti podataka. Možete propisati internim aktima posljedice koje će zaposlenika sustići ako ne javi na vrijeme da je došlo do promjene i o tome ga morate i obavijestiti (naveden se preporučuje i od nadzornih tijela).
Trajanje razdoblja za koje je propisana dužnost vođenja podataka o radniku
Dužnost vođenja podataka o radniku u evidenciji o radnicima započinje danom početka rada, te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika.
Rokovi i način čuvanja podataka o radnicima pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima
Isprave, dokumenti i akti s podacima o radniku vezano za radni odnos ili za ostvarivanje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, te pisani pregled podataka iz članka 4. ovoga Pravilnika, čuvaju se najmanje u sljedećim rokovima:
1. pisani pregled podataka o radniku, do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
2. ugovor o radu u pisanom obliku ili potvrda o sklopljenom ugovoru o radu, sve izmjene i dopune ugovora o radu, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
3. sporazumi između poslodavca i radnika, suglasnosti i pisane izjave radnika, odluke o otkazu, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
4. tiskanice prijave (početka, promjene, prestanka) obveznog mirovinskog i zdravstvenog osiguranja, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora,
5. javne i privatne isprave kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o stručnom obrazovanju, osposobljavanju, usavršavanju te drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
6. u rokovima propisanim posebnim propisima (javne i privatne isprave, rješenja, potvrde, obračuni i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa)
7. rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, u rokovima propisanim posebnim propisima
8. rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem, 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
9. rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
10. javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi ili nekog drugog prava iz općeg propisa o radu te za ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
11. zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa, s odlukama, aktima i pismenima poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
12. kolektivni ugovor na koji se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, šest godina računajući od isteka ugovorenog vremena trajanja kolektivnog ugovora ili od isteka produžene primjene pravnih pravila sadržanih u tom kolektivnom ugovoru, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
13. pravilnike o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva te zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja, na koje se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je pravilnik o radu prestao važiti, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
14. druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala
Rokovi i način čuvanja podataka o radnicima pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima
Isprave, dokumenti i akti s podacima o radniku kojega je poslodavcu u smislu Zakona o radu privremeno ustupilo s njim povezano društvo i o radniku kojega je poslodavcu kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje čuvaju se najmanje u sljedećim rokovima:
1. sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisana suglasnost radnika, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad privremeno ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
2. ugovor o ustupanju između agencije i korisnika i uputnica kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
3. uvjerenja o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
4. druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom te prava po osnovi ustupanja, šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika.
Navedeni rokovi čuvanja (osim za: 6. javne i privatne isprave, rješenja, potvrde, obračuni i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa, u rokovima propisanim posebnim propisima te 7. rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, u rokovima propisanim posebnim propisima) ne primjenjuju se na isprave, dokumente i akte te drugu dokumentaciju s podacima o radnicima, odnosno dokumentarno gradivo u području rada i radnih odnosa za koje su rokovi čuvanja određeni zakonom kojim se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva ili drugim propisom.
Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa
1. osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa
2. studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom
3. redovitim učenicima koji kod poslodavca obavljaju povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom
4. redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu
5. djeci i maloljetnicima koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti
6. osobama koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa sadržava:
1. ime i prezime
2. osobni identifikacijski broj
3. spol
4. dan, mjesec i godina rođenja
5. državljanstvo
6. prebivalište, odnosno boravište
7. naziv ugovora ili akta na temelju kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova
8. mjesto rada
9. datum početka rada
10. datum prestanka rada
11. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima
Isprave, dokumenti i akti te druga dokumentacija s podacima o fizičkim osobama pohranjuju se i zaštićuju, u izvorniku ili preslici, te se čuvaju najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba.
Evidencija o radnom vremenu radnika – sadržaj
1. ime i prezime radnika
2. datum u mjesecu
3. početak rada
*samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu
4. završetak rada
*samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu
5. vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
6. ukupno dnevno radno vrijeme
7. sati terenskog rada
8. sati pripravnosti
9. vrijeme nenazočnosti na radu:
a) sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)
b) neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad
d) sati plaćenog dopusta i odsutnosti s rada
e) sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja
f) sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi
g) sati neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike
h) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika
i) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
j) sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi
k) sati provedeni u štrajku
l) sati isključenja s rada (lockout)
Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).
Za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac nije dužan u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.
Evidenciju je poslodavac obvezan voditi i za radnike koje mu je, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo i za radnika koje je poslodavcu kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, ako je ugovorom o ustupanju radnika preuzeo tu obvezu.
Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike, znanstvenike i umjetnike te zaposlene koji sudjeluju u neposrednom odgojno obrazovnom radu, podaci o radnom vremenu prilagođeni su naravi njihovog rada i na poseban način se evidentiraju samo normirani oblici rada.
Uz sve, Poslodavac je dužan točno voditi evidenciju o radnom vremenu radnika, na način propisan Pravilnikom, uz mogućnost korištenja odgovarajućih kratica čije je značenje prethodno, u pisanom dokumentu, nedvojbeno i jasno objašnjeno.; te je dužan zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom.
Ovu temu smo obradili i na našoj edukaciji "GDPR u ljudskim resursima" čiju snimku možete zatražiti ovdje! Ako mislite da snimka nije nešto što vas zanima kalendirajte si reviziju jer će rok primjene brzo doći.
